Een foodtruck op je feest geeft meteen sfeer. Gasten halen hun eten vers aan het luikje, er hangt een geur van frietjes, pizza of tacos in de lucht en niemand hoeft een buffet te bewaken. Maar achter dat ongedwongen beeld zit heel wat organisatie: een offerte die vaak meer bevat dan de menuprijs, een plek waar de truck vlot kan staan, stroom, water en soms een toelating van de gemeente. In deze gids lees je hoe je een foodtruck-event goed voorbereidt en welke kosten je mag verwachten.
Een foodtruck regelt het eten, maar je gasten hebben ook een plek nodig om te staan, te zitten en te schuilen. Denk aan statafels, een tent of verlichting: dat vind je in het aanbod feestmateriaal bij mensen in de buurt.
Wanneer werkt een foodtruck goed?
Een foodtruck past bij veel feesten, maar niet bij allemaal.
Werkt goed bij:
- Tuinfeesten, verjaardagen en communiefeesten met een losse sfeer.
- Trouwfeesten als late-night snack of als hoofdmaaltijd in een informele setting.
- Bedrijfsfeesten, teambuildings en personeelsdagen.
- Buurtfeesten en evenementen met een wisselend aantal gasten.
Werkt minder goed bij:
- Een formeel diner waar iedereen tegelijk aan tafel zit.
- Een kleine groep, omdat de minimumfactuur dan zwaar doorweegt.
- Locaties waar een voertuig moeilijk tot bij de gasten raakt.
Hoe kies je de juiste foodtruck?
Begin bij je gasten, niet bij de truck.
- Smaak en dieetwensen: voorzie vegetarische opties, en vraag naar allergenen en glutenvrije alternatieven.
- Aantal gasten: een truck die honderd porties per uur kan maken, is niet dezelfde als een kleine dessertkar.
- Service: hoe snel gaat het? Lange wachtrijen kunnen de sfeer drukken.
- Formule: onbeperkt eten gedurende een aantal uren, een vaste portie per persoon of verkoop per stuk?
- Duurzaamheid: herbruikbaar servies of composteerbare verpakkingen?
Vraag naar referenties of foto's van eerdere events. En proef als dat kan.
Wat kost een foodtruck op je feest?
Prijzen lopen sterk uiteen. Ruwe indicaties:
- Eenvoudige formules en desserts: starten vaak bij enkele honderden euro's.
- Warme maaltijden voor een middelgrote groep: lopen al snel op tot rond de duizend euro of meer.
- Grotere events of uitgebreide menu's: gaan daar vlot boven.
Prijzen worden vaak per persoon gecommuniceerd, maar die bedragen zijn pas vergelijkbaar als je weet wat erin zit.
Waar de extra kosten zitten
Een offerte bevat best een duidelijke uitsplitsing. Let op:
- Transport: vanaf hoe ver komt de truck, en wordt er per kilometer aangerekend?
- Personeel en uren: hoeveel uur service is inbegrepen, en wat kost een extra uur als het feest uitloopt?
- Op- en afbouw: soms apart aangerekend.
- Minimumfactuur: bij kleinere groepen betaal je vaak een vast minimum.
- Schoonmaak en afval: inbegrepen of niet?
- Stroom en water: brengt de truck een generator mee of moet jij voorzien?
- Btw: staan de prijzen inclusief of exclusief btw?
Een eenvoudige budgetmethode
Verdeel je budget in drie delen:
- De foodtruck zelf: menu, minimumfactuur, btw.
- De operatie: transport, personeel, opbouw, schoonmaak.
- De omkadering: tafels, stoelen, tent, verlichting, afvalbakken, drank.
Vooral dat laatste deel wordt vaak vergeten. Toch maakt het het verschil tussen een truck op een kale parking en een echt feest.
Vergunningen en regels
Op privéterrein, zoals je eigen tuin of een gehuurde feestzaal, heb je voor een foodtruck meestal geen aparte vergunning nodig. Op openbaar domein ligt dat anders.
- Standplaats op openbaar domein: voor een truck op straat, een plein of in een park heb je toestemming van de gemeente nodig. Vraag dit tijdig aan, want de behandeling kan enkele weken duren.
- Documenten van de uitbater: een professionele uitbater heeft de nodige registraties, onder meer bij het FAVV, en een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Vraag gerust een bewijs.
- Brandveiligheid: trucks met gas of frituren moeten in orde zijn met de veiligheidsvoorschriften. Bij grotere events kan de brandweer extra eisen stellen.
- Geluid en uren: een generator maakt lawaai. Bespreek dat met de buren of met de locatie.
Vraag de uitbater altijd welke documenten hij meebrengt en wie de toelating op openbaar domein aanvraagt. Zo valt er niets tussen twee stoelen.
Logistiek op de dag zelf
De plek
Ga vooraf kijken of laat de uitbater foto's en afmetingen zien.
- Toegang: kan de truck tot op de plek rijden? Let op smalle poorten, lage takken, zachte grasmat en hellingen.
- Ondergrond: een zware truck zakt weg in nat gras. Een verharde ondergrond is veiliger.
- Afstand tot de gasten: dicht genoeg om gezellig te zijn, ver genoeg zodat rook en geur niet in de tent hangen.
Stroom en water
- Stroom: vraag hoeveel vermogen de truck nodig heeft. Een gewoon stopcontact volstaat vaak niet voor frituren of ovens. Sommige trucks brengen een generator mee.
- Water: heeft de truck een eigen watertank, of is er een kraan in de buurt nodig?
De omkadering
- Statafels en zitplaatsen: niet iedereen eet graag staand.
- Schuilplaats: een tent of overkapping bij regen, ook boven de wachtrij.
- Verlichting: als het feest in de avond doorgaat.
- Afvalbakken: duidelijk aangeduid, met aparte bakken voor restafval en PMD.
- Servetten en bestek: check wat de truck voorziet.
Voor koeling, warmhoudbakken of extra keukenmateriaal kun je kijken naar cateringmateriaal.
Planning: wanneer regel je wat?
- Drie tot zes maanden vooraf: foodtruck vastleggen, zeker voor zaterdagen in het voorjaar en de zomer.
- Een tot twee maanden vooraf: eventuele toelating aanvragen, omkadering reserveren.
- Twee weken vooraf: definitief aantal gasten doorgeven, dieetwensen bevestigen.
- De week zelf: draaiboek met aankomstuur, plaats, stroom en contactpersoon delen.
Checklist voor je foodtruck-event
- Aantal gasten en formule vastgelegd
- Offerte met volledige uitsplitsing ontvangen
- Locatie gecontroleerd op toegang en ondergrond
- Stroom en water afgesproken
- Toelating aangevraagd (bij openbaar domein)
- Documenten en verzekering van de uitbater gecheckt
- Omkadering geregeld: tafels, tent, verlichting, afval
- Draaiboek gedeeld met uitbater en helpers
Veelgestelde vragen
Hoe ver op voorhand boek ik een foodtruck?
Voor populaire data liefst enkele maanden vooraf. Voor een doordeweekse dag of in het laagseizoen lukt het vaak korter op voorhand.
Heb ik een vergunning nodig voor een foodtruck in mijn tuin?
Op privéterrein meestal niet. Staat de truck op de straat of een andere openbare plek, dan heb je toestemming van de gemeente nodig.
Hoeveel foodtrucks heb ik nodig?
Voor een feest tot ongeveer honderd gasten volstaat vaak één truck. Bij grotere groepen of als je keuze wil bieden, kun je twee of meer combineren.
Heb je de foodtruck geregeld? Maak je feest dan compleet met tafels, een tent of sfeerverlichting uit het feestmateriaal in je buurt. Op Auxie zijn huurders geverifieerd via itsme en betaal je veilig via het platform.